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In unserem Beitrag auf die Organisation Neulich schrieb Li: Ich brauche Hilfe beim Zwicken von Papier. Als Single habe ich das schon in Ordnung gebracht, aber jetzt, da ich Papierkram für die ganze Familie erledige, ertrinke ich in nicht archiviertem Papier. Ich möchte keine Fotos von hübschen Aktenschränken, sondern Ideen, wie Sie die Aktenschränke organisieren können. Verstanden!
Wie versprochen, keine Bilder von hübschen Aktenschränken (wenn Sie danach suchen, hier nur unsere eigene Erfahrung und einige Tipps. Wir sind zu Hause ziemlich gut organisiert, aber für eine Weile waren wir für alle Papierkram für ein kleines Unternehmen zuständig. Wir haben also einige Erfahrung darin, viel damit umzugehen und es in Ordnung zu halten.
Es gibt 3 Hauptkategorien für das Korrigieren von Papierkram: Nicht ins Haus lassen, Beseitigen von und Vereinfachen Sie den Einstieg und finden Sie schließlich ein System für den Papierkram heraus, den Sie aufhängen müssen auf zu.
1) Lass es nicht rein.
Können Sie den Papierkram reduzieren, bevor er überhaupt ins Haus kommt? Versuchen Sie, Rechnungen zu bezahlen und den Kontoauszug online anzuzeigen, anstatt Kontoauszüge und Rechnungen per Post zu erhalten. Wenn Sie etwas online kaufen, anstatt die Quittung zu drucken, Als PDF drucken und speichern Sie die Quittung stattdessen in einer Quittungsdatei auf Ihrem Computer. Einrichten und Verwenden Ihres Landebahn Um die Post zu sortieren, sobald sie eingeht, werfen Sie diese Junk-Mail direkt in den Papierkorb, bevor sie zu einem Stapel wird, den Sie später bearbeiten können. Besser noch, stornieren Sie die Kataloge, die Sie nicht erhalten möchten und Nehmen Sie sich von den Junk-Mail-Listen
2) Beseitigen und vereinfachen. AKA Das Internet ist dein Freund.
Möglicherweise müssen Sie den Papierkram, der sich bereits in Ihren Aktenschränken befindet, in Angriff nehmen, bevor Sie überhaupt Platz oder neues Material haben. Erwägen Sie, in so etwas wie zu investieren der Fujitsu scansnap Um den Papierkram, der Ihre Schränke, Ihren Schreibtisch oder den Boden überfordert, ernsthaft zu reduzieren. Sie können alte Belege und Dokumente scannen, die Sie aufbewahren müssen, aber nicht das Original haben müssen. Sie müssen die Dateien noch auf Ihrem Computer organisieren, aber es ist nicht so physisch überwältigend.
Stellen Sie sicher, dass Sie nicht an Papieren hängen, die Sie nicht mehr benötigen. Auf Kontoauszüge und Kreditkartenauszüge kann online zugegriffen werden, sodass Sie sich nicht an den Papieren festhalten müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Dokumente vernichten. Einer der größten Unterschiede für uns war, als wir alle unsere alten Handyrechnungen fallen ließen, es muss bis 6 Zoll in den Aktenschrank befreit haben. Haben Sie alte Handbücher für Geräte, die Sie nicht einmal besitzen? Können Sie online auf das Handbuch zugreifen, wenn Sie noch den Kühlschrank, den DVD-Player, das Mobiltelefon usw. besitzen? Werde diese los.
3) Organisieren
Wir behalten das Veranstalter auf dem Schreibtisch, damit wir sofort Quittungen, Blog-Ideen und Rechnungen einreichen können, um sie zu bezahlen. Dies beseitigt die Stapel. Wir führen auch eine Datei zu verschiedenen Projekten, an denen wir arbeiten, oder zu allem, auf das wir häufig zugreifen müssen. Wir haben eine größere Bankierbox aus Kunststoff dass wir für alles andere im Schrank bleiben. (Bei unserem alten Job bekamen wir für jedes Jahr einen neuen, so dass er bereits nach Ablauf des Jahres lagernd aufbewahrt werden konnte und wir keinen großen hässlichen Aktenschrank haben mussten.)
Es ist wichtig, ein System zu haben, also wählen Sie einen Tag aus, um Ihre Rechnungen jeden Monat zu bezahlen, und halten Sie sich dann daran. Wir empfehlen, dass Sie jedes Mal, wenn Sie zum Bezahlen von Rechnungen anwesend sind, 15 Minuten länger arbeiten, um die Unterlagen einzureichen. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie in 15 Minuten einreichen können. Dadurch wird ein automatischer Steckplatz geschaffen, in dem Sie den Papierkram im Griff haben, sobald Sie ihn unter Kontrolle haben.
Also, unser aktuelles Ablagesystem: Alphabetisch. Es ist einfach und funktioniert. Von Auto über Medizin zu Quittungen bis hin zu Steuererklärungen haben wir einfach alles in Ordnung gebracht. In jeder Datei gehen wir von vorne nach hinten, von der ältesten zur neuesten, sodass wir immer wissen, dass sich die neueste Rechnung hinten im Ordner befindet. Es ist kinderleicht.
Epilog.
Wie bei allen Enttäuschungen ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass es eine Weile gedauert hat, bis die Dinge fertig waren Wenn Sie also versuchen, alles auf einmal in Angriff zu nehmen, haben Sie wahrscheinlich das Gefühl, dass Sie loslegen verrückt. Beginnen mit kleine Schritte Seien Sie konsequent und Sie werden überrascht sein, wie viel Fortschritt Sie machen.
