Ich habe neulich mit jemandem über E-Mails gesprochen und gehört, wie er sich darüber beschwert, dass er die Dinge einfach nicht in den Griff bekommen kann. Dann habe ich einem meiner Designer-Freunde eine E-Mail über etwas Wichtiges geschickt, und er hat nie geantwortet. Es stellte sich heraus, dass sein Posteingang 4.000 E-Mails tief ist, also hat er es verpasst ...
Früher war ich dieser Typ, aber nachdem ich eine Million verschiedener Systeme ausprobiert hatte, wurde mir klar, dass bei mir keine Technik funktioniert. Ich brauchte etwas, das in meinen Workflow passte, aber trotzdem Sinn ergab. Dies funktioniert möglicherweise nicht für Sie, aber probieren Sie es aus, und vielleicht können Sie Ihre E-Mails ein bisschen besser verwalten.
1. Posteingang <20: Ich wollte unbedingt mit dem Inbox Zero-System arbeiten, aber das war nicht immer möglich. Oftmals habe ich nur ein oder zwei E-Mails in meinem Posteingang, die ich nie fertiggestellt habe, und habe mich später schuldig gefühlt.
Anstatt mich an den Null-Teil der Regel zu halten, habe ich beschlossen, ihn einfach zu halten und sicherzustellen, dass mein Posteingang immer weniger als 20 E-Mails enthält. Auf diese Weise fühle ich mich nicht schuldig, zu viele zu haben oder Inbox Zero nicht ganz zu erreichen. Alle E-Mails, die im Posteingang verbleiben, sind normalerweise dort, weil sie bald bearbeitet werden müssen, aber nicht unbedingt sofort.
2. Die 20-Minuten-Regel: Ich wünschte, ich könnte herausfinden, wo ich das gelesen habe, denn ich würde es gerne hier referenzieren. Voraussetzung war jedoch, dass Sie eine SMS innerhalb von zwei Minuten beantworten, E-Mails innerhalb von 20 Minuten, Voicemails innerhalb von zwei Stunden oder ähnliches. Unabhängig von den tatsächlichen Zahlen habe ich die 20-Minuten-Regel für die Beantwortung von E-Mails übernommen, wann immer dies möglich ist.
Wenn ich schnell zu den Leuten zurückkehre, bleibt mein Posteingang übersichtlich, die Leute werden nicht sauer, weil ich nicht geantwortet habe und dabei organisiert bleibe.
3. Akt, Archiv oder Papierkorb: Jede E-Mail hat eine von drei Aktionen für mich. Wenn ich auf die Inhalte reagieren muss, antworte ich, nehme die ursprüngliche E-Mail und speichere sie in einem Archivordner. Wenn ich die E-Mail benötige, aber keine Antwort benötige (z. B. eine Quittung oder ähnliches), lege ich sie erneut in diesen Archivordner. Wenn es sich um Spam oder Junk handelt, werde ich es dauerhaft in den Papierkorb werfen, damit der Festplattenspeicher nicht aufgebraucht wird. Ich finde, dass dieses System für mich gut funktioniert, weil ich immer weiß, wo ich nach etwas suchen muss, aber gleichzeitig das Durcheinander befreie.
4. E-Mails stapelweise verarbeiten: Bevor ich überhaupt aus dem Bett aufstehe, befinden sich normalerweise 30 E-Mails in meinem Posteingang, die alle etwas Aufmerksamkeit erfordern. Auch nach dem Entfernen des Fettes und dem Löschen des Spam bleibt noch eine beträchtliche Menge an E-Mails zu bearbeiten, was frustrierend sein kann. Wie mache ich es?
Da ich so viele E-Mails erhalte, kann ich diese normalerweise sogar innerhalb der 20-Minuten-Regel stapelweise verarbeiten. Das bedeutet, ich verliere keine Zeit damit, ständig meinen Posteingang zu überprüfen und meinen anderen Workflow zu stoppen.