Bill Gates wird ein Zitat zugeschrieben, das ich die ganze Zeit rezitiere: „Ich wähle eine faule Person, die einen harten Job macht. weil eine faule Person einen einfachen Weg finden wird, es zu tun. "Ich liebe es, weil es ein Gefühl einfängt, das ich immer als wahr empfunden habe: Es gibt einen Weg, ein Laster in eine Tugend zu verwandeln. Faule Leute sind am besten darin, einfache Wege zu finden, um Dinge zu tun. Unordentliche Leute haben die besten Reinigungstipps. Und Personen, die zugegebenermaßen schlecht mit der Verwaltung ihrer Posteingänge umgehen können, haben den besten Rat für die Kommunikation per E-Mail.
Ich habe hier einige solide Ratschläge von verschwenderischen E-Mail-Versendern zusammengefasst, damit Sie dies beweisen können. Und ja, Namen wurden redigiert, um ihre Posteingänge zu schützen.
"Es sei denn, Sie müssen unbedingt eine E-Mail an mehrere Personen senden. Es ist weniger wahrscheinlich, dass ich darauf antworte, weil ich darauf warte (und hoffe), zu sehen, ob die andere Person es tut. "
"Ich habe begonnen, den Leuten in meinen E-Mails mitzuteilen, wenn Sie bis zum [angemessenen Datum] nichts von mir hören, nörgeln Sie mich bitte genau an diesem Morgen mit einer Betreffzeile mit Großbuchstaben. Sobald sie wissen, dass ich es ernst meine, denke ich, dass die Erlaubnis zum Nörgeln die Dinge in Bewegung hält, auch wenn einer von uns den Ball fallen lässt. "
„Die Verwendung von Handlungsanweisungen in der Kopfzeile spart mir die ganze Zeit. Geben Sie im Allgemeinen Ihre E-Mail mit dem Empfänger und dem Titel ein und teilen Sie mir dann mit, was Sie benötigen. Etwa "ERFORDERLICHE MASSNAHMEN: Zahlen für das nächste Jahr" oder "ZUR ÜBERPRÜFUNG: Verwendung des Kontos XYZ" oder "ERFORDERLICHE ANTWORT: morgige Besprechung, Tabelle" Wenn ich eine dieser fett gedruckten Handlungsanweisungen sehe, priorisiere ich sie normalerweise, und wenn ich der Absender bin, habe ich eine merkwürdig bessere Antwort Bewertung."
"Wenn ich mit Leuten zu tun habe, die an E-Mails lutschen, sende ich ihnen nummerierte Listen mit Fragen, auf die sie antworten müssen."
„Auto Response ist ein Lebensretter! Ich bin eine Frauenshow und ehrlich gesagt hat nicht alles, was über meinen Posteingang eingeht, oberste Priorität. "Bei dieser geschäftigen Frau antwortet ihr Geschäftskonto automatisch auf jede E-Mail mit einem Nachricht, die Kunden mit dringenden Anfragen zu SMS oder Anruf einlädt und eine Erwartung für ihre Antwort festlegt: „Wenn Sie innerhalb von 48 Stunden keine Antwort erhalten haben, befolgen Sie bitte oben."
„Etiketten sind ein Muss! Ich kann einfach alles auf diese Weise sortieren. Ich habe Filter eingerichtet, um automatisch zu archivieren (den Posteingang zu überspringen), wenn keine sofortige Antwort erforderlich ist, damit mein Posteingang verwaltet werden kann. "
"Wenn Sie mehr als zwei Sätze benötigen, um sich mit dem Problem in einer E-Mail zu befassen, ist es wahrscheinlich besser, ein Gespräch per Telefon oder persönlich zu führen. Geben Sie so viele Details wie möglich in die Betreffzeile ein. E-Mails sollten eher wie Texte als wie Karten Ihrer Großmutter aussehen. “
"Antworten Sie nicht unbegrenzt auf denselben E-Mail-Thread, wenn sich das Thema ändert. In der Regel ist es am besten, die Betreffzeile der E-Mail zu ändern oder eine neue E-Mail zu erstellen. Wenn Sie mehr als 100 E-Mails pro Tag erhalten, müssen Sie die richtigen Prioritäten für die Antworten setzen. Wenn ich also nicht weiß, worum es bei einer E-Mail geht, oder wenn ich denke, dass es sich um ein altes Thema handelt, kann ich sie mit geringerer Wahrscheinlichkeit sofort öffnen. Und es ist besonders nützlich, wenn Sie zurückgehen und alte E-Mails durchsuchen müssen, wenn die Betreffzeile mit dem Text der E-Mail übereinstimmt. “
Es scheint nicht intuitiv zu sein, aber viele der Befragten sagten, dass ihr Smartphone sie beim E-Mail-Versand verschlimmert. "Dies ist eine Regel, die ich sehr bemüht bin, für mich selbst umzusetzen: Überprüfen Sie Ihre E-Mails nur, wenn Sie für die Beantwortung von E-Mails zur Verfügung stehen. Am Ende vergesse ich, einige E-Mails zu beantworten oder meine Antwort zu verschieben, weil ich sie gelesen und dann vergessen habe, dass ich nie geantwortet habe. Ich bin sehr bemüht, nur zu überprüfen, ob ich in diesem Moment Zeit und geistige Energie habe, um zu reagieren. "
"Ich habe eine E-Mail in meinem Tageskalender und versuche, mich bis dahin davon fernzuhalten. Sobald diese 30 Minuten abgelaufen sind, schließe ich sie."
„Ich habe keine Ahnung von E-Mails, aber wie vor fünf Jahren hat Google Mail auf magische Weise damit begonnen, alles direkt an den Papierkorb zu senden. Ich konnte nicht herausfinden, wie ich es umleiten soll, und nach ein paar halbherzigen Versuchen für eine Woche fand ich es gut. Jetzt verschiebe ich Dinge aus meinem Papierkorb in meinen Posteingang, wenn ich sie speichern möchte. alles andere wird jeden Monat auf magische Weise gelöscht oder so. “
