Gegen Ende des Jahres kämpfen die Menschen überall darum, in einer wirklich turbulenten Zeit einen Anschein von Normalität zu finden. Aber viele haben immer noch Verantwortlichkeiten, die erfordern, dass sie auf einer bestimmten Ebene funktional und produktiv sind. und das Gefühl, dass Ihr Fokus in jede mögliche Richtung gezogen wird, kann eine Zahl auf Ihre machen Produktivität. Ich weiß, dass ich nicht allein bin, wenn ich sage, dass mein Fokus einen Treffer erzielt hat.
Als jemand, der ihr ganzes Leben von zu Hause aus gearbeitet hat, habe ich viele Gewohnheiten entwickelt, um mich selbst zu motivieren und alles im Griff zu haben - aber die Gewohnheiten, die früher für mich gearbeitet haben, sind nicht mehr verfügbar. Früher konnte ich in meinem Pilates-Zentrum in der Nachbarschaft vorbeischauen, um meinen Serotoninspiegel zu steigern, oder in einem Café oder einer Bibliothek arbeiten, was mir ein Gefühl der Gemeinschaft in der Stille gab. Da der Großteil meiner Arbeit über meine beiden besten Freunde (Google Mail und Google Drive) erledigt wird, musste ich einen Weg finden, um meine Arbeitsbelastung zu verwalten, auch wenn mein Geist das Gefühl hat, in den letzten Zügen zu sein.
Ich gehöre zu den Menschen, die am Ende eines jeden Tages an "Posteingang Null" glauben, und meine bisherige Art des Managements in der Before Times bestand darin, E-Mails so zu beantworten, wie sie kommen. Aber jetzt, wo es sich anfühlt, als würde alles doppelt so schnell wie normal kommen, bin ich überwältigt von der Masse der Kommunikation, die aus allen Blickwinkeln auf mich zukommt.
Um meinem Leben etwas Organisation zu verleihen, habe ich ein Sortiersystem entwickelt, mit dem ich Prioritäten setzen kann, die den größten Teil meiner Bandbreite erfordern, und gleichzeitig meine visuellen Anforderungen erfüllen kann.
Das System, das ich entwickelt habe, ist ein Trick, den ich aus einem Designkurs am College gelernt habe. Wir haben etwas darüber gelernt Farben Lehre, und wie viele Menschen haben natürliche Assoziationen mit Farben. Wenn wir beispielsweise Rottöne sehen, neigen wir dazu, sehr aggressive (und oft negative!) Dinge wie den roten Stift eines Lehrers oder ein Signal „Nicht stören“ von Slack zu assoziieren.
Die unbewussten Hinweise, die wir von Farbtönen erhalten, haben einen massiven Einfluss darauf, wie wir Informationen verarbeiten. (Deshalb möchten Sie beim Streichen Ihrer Schlafzimmerwände möglicherweise eine Farbe auswählen, die Ihren Geist beruhigt kann sich entspannen.) Wenn ich meinen Posteingang öffne und von E-Mails bombardiert werde, besteht meine natürliche Neigung darin, meinen zu schließen Laptop. Das Standard-Tech-Design ist Weiß, Grau und Primärfarben: Dies sind die Farben, die wir häufig mit Unternehmen assoziieren (siehe: Googles gesamte Logo-Palette) und als jemand, der visuell stärker betroffen ist, wollte ich mein Design warm und warm machen persönlich.
Der Prozess ist einfach, aber effektiv: Jedes Mal, wenn ich meine E-Mail öffne, schaue ich mir zuerst alle ungelesenen E-Mails an, die mir seit meinem letzten Posteingang in den Weg gekommen sind. Ich brauche fünf bis zehn Minuten, um Spam zu sichten, und bewerte dann schnell den Rest meiner E-Mails: Ich entscheide, unter welches Etikett sie fallen und wie schnell ich antworten muss.
Zu Beginn habe ich meine Etiketten in vier Kategorien unterteilt, die alle nach Zeit bestimmt sind: "Innerhalb einer Stunde antworten", "Mit EOD antworten", "Mit EOW antworten" und "Wann antworten" Möglich." Alle meine Zeitangaben sind orange, weil sie nahe genug an der Dringlichkeit von Rot liegen, aber ohne den instinktiven Alarm, den Neonrot in unserem auslöst Unterbewusstsein. Dringend, aber nicht stressig.
Ich stellte fest, dass ich mich mehr konzentrieren konnte, indem ich mich von dem Druck befreite, ständig verfügbar zu sein. Experten haben die positiven Auswirkungen von untersucht Festlegen der Bürozeiten für E-Mails und es hat sich gezeigt, dass es die Effizienz verbessert, was ich aus erster Hand erlebt habe. So sehr ich darüber scherze, dass E-Mails stressig sind, denn wenn Sie eine senden, erhalten Sie plötzlich drei weitere, es ist sehr entmutigend und stressig, wenn Sie versuchen, mehrere Konversationen mit unterschiedlichem Grad im Auge zu behalten Dringlichkeit. Durch die Erstellung eines zeitbasierten Kennzeichnungssystems kann ich mich darauf konzentrieren, was Priorität benötigt und was später am Tag oder in der Woche betrachtet werden kann.
Ich fing an, mehr Etiketten basierend auf der Kategorie der E-Mail hinzuzufügen. Dies geschieht, damit ich auf einen Blick weiß, welche meiner Aufgaben ich zu einem bestimmten Zeitpunkt am meisten vernachlässige. Hier sind die Farbetiketten, die ich aufgrund meiner eigenen Bedürfnisse gekreuzt habe:
Nach der Farbtheorie ist Gelb die erste Farbe, die Sie bemerken. Da ich meine E-Mail hauptsächlich für arbeitsbezogene Zwecke verwende, wollte ich eine einfache und sofortige Kennzeichnung für alle arbeitsbezogenen Korrespondenz.
Ich vermeide die Verwendung von zwei Farben: Rot und Lila, da diese dazu neigen, Spannungssensoren in der Pupille zu spitzen. Bestimmte Farben haben aggressivere Assoziationen, entweder nur durch Sättigung oder durch Assoziation (dank Werbung), und Experten haben untersucht, welche Farben zu vermeiden sind wenn Sie versuchen, sich zu entspannen. So wie die meisten Menschen ihre Schlafzimmer nicht hellrot streichen würden, möchten Sie wahrscheinlich nicht auf den Bildschirm schauen, der mit roten Etiketten übersät ist.
Seit ich angefangen habe, meinen Posteingang farblich zu kennzeichnen, habe ich eine signifikante Änderung festgestellt, selbst bei der Erwartung, meine E-Mail zu öffnen. Ich kann visuell sehen, was meine Aufmerksamkeit benötigt und wann, und das System liefert mir einen Plan für die Bewältigung meiner To-Do-Liste.
Ich benutze dieses System seit einigen Monaten und bin immer noch mehr von der Welt überwältigt Im Großen und Ganzen bin ich in der Lage zu überdenken, was effizienter priorisiert werden muss, und im Gegenzug produktiver zu sein Weg. Ich fühle mich definitiv weniger unter Druck gesetzt, alles auf einmal zu tun und weiß auf einen Blick, was meine Aufmerksamkeit erfordert. Und wenn die Pandemie endet, habe ich vor, an diesem System festzuhalten, nur weil es mein Leben ein wenig weniger stressig macht, eine Registerkarte nach der anderen.