To-Do-Listen können Fluch und Segen zugleich sein. Sie können Ihnen dabei helfen, sich an wichtige Aufgaben zu erinnern, indem Sie alles, was Sie erreichen wollen, aus Ihrem Gehirn auf einen Stück Papier, aber sie können auch einschüchternde Erinnerungen an alles sein, was Sie noch nicht begonnen haben oder wofür Sie keine Zeit haben erreichen.
Wenn sich Ihre To-Do-Liste eher wie ein Feind als wie ein hilfreiches Werkzeug anfühlt, sollten Sie vielleicht erwägen, Ihre Erwartungen nicht nur an die Liste, sondern auch an sich selbst zurückzusetzen. Diese Expertentipps zum Strukturieren der To-Do-Liste und zum Neugestalten Ihrer Beziehung zu ihr sorgen dafür, dass Sie sich produktiv und nicht überfordert fühlen.
Beginnen Sie ganz am Anfang – in diesem Fall schließt das ein wo Du machst deine Listen. Vielleicht sind Sie ein Planer. Vielleicht verwenden Sie lieber Haftnotizen oder eine App wie Evernote. Wenn es ein bestimmtes Format gibt, das wirklich zu Ihrem Gehirn und Lebensstil passt, bleiben Sie dabei. Fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt, einen speziellen Notizblock zu kaufen oder eine App herunterzuladen, wenn es nicht Ihr Ding ist.
„Das Tool, dem Sie am wenigsten widerstehen, ist das Tool, das Sie am häufigsten verwenden werden“, rät der Produktivitätsexperte Grace Marshall. „Wenn du weißt, dass du es nicht benutzen wirst, wird es dich nicht retten.“
Die gute Nachricht ist, dass es keinen „besten“ Weg gibt, Ihre Liste zu strukturieren und zu organisieren. Autorin und Herausgeberin Jenée Desmond-Harris’s twittern über ihre To-do-Listenstruktur wurde aus gutem Grund viral – es war ein großartiges Beispiel dafür, wie eine Änderung der Art und Weise, wie Sie Ihre Aufgaben organisieren, Ihnen helfen kann, Dinge zu erledigen und Grenzen bei der Arbeit und zu Hause zu setzen. „Ich habe angefangen, meine To-Do-Liste in 1) Dinge zu unterteilen, die ich erledigen muss, 2) Dinge, die ich tun möchte, und 3) Dinge, die andere Leute von mir erwarten. Leben verändert! Ich komme oft nicht auf 3 und mir wurde endlich klar, omg, ist es das, was es bedeutet, Grenzen zu haben?!“ sie hat getwittert.
Damit ihre To-Do-Liste für sie funktioniert, schreibt Desmond-Harris alles in Microsoft Word auf und verschiebt sie, bis die Reihenfolge sinnvoll ist. „Mir ist schon vor einiger Zeit aufgefallen, dass ich mit der Liste nie fertig war. Ich kam abends selten an einen Punkt, an dem ich spazieren gehen, trainieren oder an den Strand gehen, ein Buch lesen oder mit meinen Lieben telefonieren konnte. […] Ich dachte mir: ‚Ich bin eindeutig nicht die beschäftigtste Person der Welt, wo bleibt also meine Zeit?'“, erzählt sie Apartment Therapy. „Als ich aufpasste, wurde mir klar, dass ich, nachdem ich mit der Arbeit und den grundlegenden Aufgaben des Erwachsenenlebens fertig war (was ich als ‚Dinge, die ich tun muss‘, bezeichne), an Dingen feststeckte, die andere Leute von mir wollten.“
Während sie es genießt, anderen Menschen bei ihren Anfragen zu helfen, erkannte sie, dass diese Anfragen und andere Aufgaben hinzukommen Sie „fühlte sich neutral“, weil sie „zwischen mir und der Freizeit stand – alles wegen dem, was andere wollten“, sagte sie sagte. „Es ist nicht so, dass ich angefangen habe, zu allem in dieser Kategorie nein zu sagen, aber ich habe diese Punkte einfach an das Ende meiner Liste gesetzt, und wenn ich sie nicht erreiche, ist es in Ordnung.“
Sie können auch erwägen, Ihre Liste in Kategorien wie Arbeit versus Zuhause oder „muss“ versus „wenn ich Zeit habe“ aufzuteilen, um Ihnen zu helfen, Prioritäten zu setzen, zu teilen und zu erobern. Wenn Sie gerne ein Kästchen abhaken, sollten Sie Aufgaben in „schnelle Lösungen“ und „längere Projekte“ unterteilen und die schnellen Aufgaben zuerst erledigen, um Ihre Leistung zu steigern. Wenn Sie eine visuelle Person sind, kann die Farbcodierung Ihrer Liste der Schlüssel sein.
Experte für Zeitmanagement Laura Vanderkam empfiehlt, zwei Listen zu erstellen, darunter einen großen Brain-Dump mit allem, was Sie erledigen möchten, und eine kleinere Liste mit etwa fünf Aufgaben, die Sie an diesem Tag unbedingt erledigen werden. „So erstellen die meisten Leute ihre Listen nicht; Sie machen es eher zu einer Wunschliste“, erklärt sie. „Das ist nicht sinnvoll, denn wenn Sie 30 Punkte auf eine tägliche To-Do-Liste setzen, werden Sie nicht alle 30 erledigen. Es ist keine Tugend, etwas auf eine To-Do-Liste zu setzen und es nicht zu tun.“
Stattdessen rät Vanderkam, die kleinere tägliche Liste als einen Vertrag mit sich selbst zu betrachten. „Wenn etwas auf die heutige To-do-Liste kommt, bedeutet das, dass Sie es heute tun werden“, sagt sie. „Wenn Sie das tun, müssen Sie wirklich Prioritäten setzen und durchdenken, was heute tatsächlich passieren muss … und Sie fühlen sich mit Ihrer To-Do-Liste viel besser.“
Du bist kein Übermensch. „Betrachten Sie die heutige To-do-Liste als Menü, nicht als Mahlzeit“, rät Marshall. „Du machst vielleicht einen großen Brain-Dump und setzt alles, was du irgendwann tun musst, auf deine Liste, aber wenn du versuchst, danach zu arbeiten, kann es überwältigend sein. Wenn Sie es als Menü sehen, wählen Sie aus, was Sie haben, wofür Sie Kapazität haben, genau wie wenn Sie in ein Restaurant gehen.“ Wenn Sie es besonders zu tun haben Wenn Sie an einem Tag mit vielen Meetings sind und keine Zeit haben, ununterbrochen zu arbeiten, setzen Sie sich nicht unnötig unter Druck, etwas zu erreichen, das nicht unbedingt erforderlich ist dringend.
Marshall empfiehlt, sich hinzusetzen und wöchentlich seine To-do-Listen durchzugehen. „Einmal pro Woche ist ein guter Check“, sagt sie. „Das hilft dir, Muster zu erkennen und vorausschauend zu denken und zu planen.“ Während sie ihre To-dos nutzt Jeden Tag „scannt sie den Horizont“, um zu sehen, was auf sie zukommt und wo sie sie optimieren kann Zeit.
Selbst die besten Pläne können schief gehen, und das Leben passiert. Sobald Sie einen To-Do-Listen-Flow gefunden haben, der für Sie funktioniert, stellen Sie möglicherweise fest, dass es Ihnen angenehmer ist, Aufgaben zu verschieben oder zuzugeben, dass etwas an diesem Tag nicht erledigt wird. „Sie werden sich sicherer fühlen, wenn es darum geht, sich Dinge für verschiedene Tage zuzuweisen“, sagt Vanderkam. „Sie können sagen: ‚Ja, ich muss dieses Memo schreiben, und es passt nicht in den heutigen Tag, aber wenn ich weiß, wenn ich es auf die Liste für Mittwoch setze, wird es erledigt.'“ Sie setzen nicht etwas frei bis morgen; Du gibst der Aufgabe die Zeit und den Raum, den sie für eine gut gemachte Arbeit verdient.
Kara Nesvig
Mitwirkender
Kara Nesvig wuchs auf einer Zuckerrübenfarm im ländlichen North Dakota auf und führte ihr erstes professionelles Interview mit Steven Tyler im Alter von 14 Jahren. Sie hat für Publikationen wie Teen Vogue, Allure und Wit & Delight geschrieben. Sie lebt mit ihrem Mann, ihrem Cavalier King Charles Spaniel Dandelion und vielen, vielen Paar Schuhen in einem entzückenden Haus aus den 1920er Jahren in St. Paul. Kara ist eine unersättliche Leserin, Britney Spears Superfan und Texterin – in dieser Reihenfolge.
